Antes da COVID, a agilidade tornou-se uma aspiração e um grito de guerra para as organizações que buscam adotar tecnologias emergentes e buscar inovações habilitadas por tecnologia, muitas vezes para evitar a disrupção digital em seus setores. Uma vez que a pandemia atingiu, esse bom-de-ter tornou-se uma necessidade existencial.

“Como CIO, estou constantemente procurando maneiras de me tornar mais ágil e usando a TI como um diferencial estratégico”, diz Scott duFour, CIO global da empresa de soluções de pagamento digital Fleetcor. “Isso vai além da implementação da metodologia ágil. É a avaliação contínua de como podemos executar nossos sistemas atuais com mais eficiência para atingir nossas metas de transformação digital.”

Quando todos os negócios se tornaram digitais, todas as organizações se tornaram uma organização de tecnologia. “As metas estratégicas das organizações dependem cada vez mais de funções de tecnologia resilientes e ágeis que não apenas suportam as operações do dia-a-dia, mas estão liderando o caminho em novas soluções inovadoras para otimizar experiências e permitir novas ofertas de produtos”, diz Chris Nardecchia, vice-presidente sênior presidente e diretor de informações e diretor digital da Rockwell Automation.

“Os líderes que reconhecem isso querem agir rápido, e isso cria pressão”, acrescenta Nardecchia. “Mas também é importante reconhecer que pressões como essas são uma imensa oportunidade para repensar os objetivos estratégicos das organizações de TI e executar uma arquitetura escalável que se expande com as crescentes necessidades de negócios.”

O CIO.com conversou com vários líderes de TI sobre suas experiências de otimização de TI para agilidade. A seguir estão uma dúzia de suas melhores dicas para chegar lá.

Pense um passo à frente

A principal prioridade para a TI na Marco's Pizza é desenvolver uma plataforma de tecnologia interna baseada em nuvem em um momento em que os pedidos digitais triplicaram. Rick Stanbridge, vice-presidente executivo e CIO da Marco's Pizza, exalta a importância de estabelecer uma base tecnológica capaz de incorporar recursos emergentes para se manter à frente da concorrência.

“Ao hospedar nossos próprios dados por meio do novo sistema de gerenciamento de pedidos, também podemos habilitar todos os tipos de aplicativos agora e no futuro”, diz Stanbridge. “Poderemos dinamizar e conectar recursos de tecnologia adicionais para os clientes à medida que estiverem disponíveis, como pedidos de assistentes virtuais, pedidos em quiosques remotos, entrega localizada por GPS, pedidos instantâneos via mídia social e integração de aplicativos automotivos.”

Controle de equilíbrio com agilidade

As linhas de negócios que buscam agilidade diante de requisitos rígidos de TI tradicionalmente se voltam para a “ Shadow IT ” – investimentos em tecnologia não sancionados explicitamente pela TI, pagos pelas unidades de negócios para atender às suas necessidades. Em um esforço para apoiar as metas de negócios e reafirmar algum controle, os líderes de TI estão buscando reequilibrar a equação da TI sombra.

Por exemplo, embora a organização de TI da Ricoh USA não ofereça suporte a shadow IT, ela também não exige que os funcionários enviem todas as solicitações à TI se for algo que possam gerenciar por conta própria.

“Sim, políticas e controles devem existir, mas você também precisa adotar um senso de flexibilidade para permitir que a agilidade aconteça”, diz Bob Lamendola, vice-presidente sênior de tecnologia da Ricoh USA e líder de seu centro de serviços digitais. “Por definição, você não pode ser ágil forçando uma estrutura excessiva. Particularmente em uma força de trabalho híbrida, tentar controlar tudo leva à letargia e pode criar uma percepção de que você está restringindo os negócios. É aqui que precisamos deixar de lado nossos chapéus de TI e apreciar que há uma arte na tomada de decisões e na liderança de uma organização de TI.”

Reduza a complexidade com automação

Nardecchia da Rockwell e outros líderes de TI são defensores ferrenhos da automação como meio de alcançar agilidade.

“Implementar a automação inteligente de processos aumenta a qualidade dos resultados, torna a organização ágil e rápida para alcançar a dinâmica de negócios em mudança”, diz Nardecchia.

Na Voya Financial, a função de TI está sempre avaliando os processos de negócios procurando maneiras de implementar o processamento direto usando recursos como processamento de linguagem natural, reconhecimento óptico de caracteres, IA e automação de baixo código. Um projeto recente de RPA na Voya reduziu com sucesso o tempo do processo de cálculo de impostos em 80%, reduzindo o risco de erro humano.

O Centro de Excelência interno da Blue Prism se concentra em automatizar o máximo de trabalho possível e avançar para o autoatendimento. “ Muito do trabalho de TI é repetitivo. O trabalho que não é repetitivo está mudando em um ritmo notável”, diz Jon Walden, CTO da Blue Prism para as Américas. “Para minha equipe, olhar para o trabalho que precisa ser realizado é fundamental. Muitas vezes, o próximo passo é como esse trabalho pode ser reduzido ou automatizado. Essa capacidade não apenas aumenta a agilidade, mas geralmente também os problemas de retenção de funcionários.”

Torne o local de trabalho atraente para os profissionais de TI

O talento é outra chave para a agilidade, dizem os líderes de TI, tornando a contratação e retenção de profissionais de TI vitais para qualquer esforço de eficiência e transformação em toda a organização.

“Sem o suficiente deles, será difícil alcançar agilidade”, diz DuFour da Fleetcor. “Ofereça acordos de trabalho flexíveis. Forneça treinamento para que eles possam melhorar seus conjuntos de habilidades, ao mesmo tempo em que atendem às suas necessidades em constante mudança.”

A DuFour também recomenda lançar uma rede mais ampla para talentos de TI. “Muitas empresas são sábias porque estão olhando além dos profissionais de TI com um diploma de quatro anos”, diz ele. “Por que não olhar para os clientes em potencial que têm certificações relacionadas a TI, um diploma de associado de uma faculdade comunitária ou outras habilidades pertinentes para cumprir determinados trabalhos de TI?”

Considere descentralizar

Como muitas organizações, a Voya Financial consolidou suas operações de tecnologia como parte de sua transformação, criando processos comuns, conhecimento compartilhado e um forte banco de talentos.

“No entanto, esse modelo criou mais silos funcionais, transferências de processos e complexidade operacional”, explica Keshavan. Assim, no início de 2021, os grupos de TI da Voya começaram a fazer a transição de volta para um modelo descentralizado, alinhando fluxos de valor e aproximando os serviços compartilhados de tecnologia para reduzir os atrasos e a complexidade dos processos.

Organize o ambiente de tecnologia

“Se sua pilha de tecnologia for simplificada, fácil de acessar e usar, sua força de trabalho pode responder rapidamente às necessidades dos negócios ou dos clientes de forma transparente”, diz duFour da Fleetcor.

A chave para isso é controlar a expansão de aplicativos racionalizando o portfólio de TI. A jornada de simplificação da Voya Financial começou com esse esforço, um processo que reduziu sua pegada de aplicativos em 17% e sua lista de ferramentas de tecnologia em um quarto. O trabalho continua como parte de seu trabalho de migração para a nuvem.

“Esta prática está incutindo padrões e disciplina que só ajudarão a garantir que nosso ambiente permaneça organizado e contemporâneo a longo prazo”, diz Keshavan. Como resultado, o grupo de TI está mais rápido e flexível, implantando recentemente cinco novos serviços em nuvem para desenvolvedores de ciência e análise de dados usarem em quatro horas – algo que levaria várias semanas para uma equipe de TI multifuncional implantar no passado.

Controlar a expansão de aplicativos também foi valioso na Snow Software. “Muitas vezes, empresas e equipes investem em aplicativos com propósitos semelhantes”, diz Alastair Pooley, CIO da Snow Software. “Ao limitar o conjunto de aplicativos usados ​​e reduzir as sobreposições, podemos ajudar os funcionários a navegar em seu trabalho com mais eficiência.” Isso requer visibilidade em todas as propriedades de tecnologia. “Este é o desafio número um da maioria das organizações”, diz Pooley. “Você não pode melhorar o que você não sabe que tem.”

Considere uma estratégia high-low

Espera-se que a organização de TI da Databricks impulsione a escala da empresa enquanto acelera a entrega de serviços. “Vivemos em um mundo de volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade e quão bem nossas equipes podem se adaptar a esse ambiente em constante mudança é o maior determinante do sucesso”, diz o CIO da Databricks Naveen Zutshi.

Zutshi implementou recentemente uma estratégia de TI high-low para obter maior foco e maior agilidade. “Nós nos concentramos em algumas prioridades transformacionais que são de alto valor no nível da empresa e envolvem iniciativas complexas. Essas são as grandes pedras e funcionam paralelamente a um grande número de prioridades de TI de baixo esforço/alto valor que são focadas e priorizadas funcionalmente”, diz Zutshi.

“A estratégia nos permite trabalhar para lidar com coisas difíceis para a empresa que exigem vários trimestres antes da entrega, garantindo que a TI tenha a capacidade de se concentrar na entrega de valor por função de negócios com níveis mais altos de opcionalidade para mudanças”, diz ele, acrescentando que o A mudança reduziu os gargalos e aumentou o engajamento dos negócios.

Construir para autoatendimento

Embora a Boomi mantenha uma central de serviços tradicional para exceções, a organização de TI está focada na criação de ferramentas com autoatendimento em mente.

Neil Kole, CIO da Boomi, que reconstruiu sua organização de TI após ser desmembrada da Dell Technologies, enfatiza a importância do autoatendimento para organizações que buscam agilidade.

“Replicar a estrutura de TI da Dell, arquitetada para 170.000 pessoas, não foi a resposta certa”, diz Kole. “A Boomi é uma empresa de ritmo acelerado, nascida na nuvem, e a Boomi IT também deveria ser.”

Ainda assim, diz Boomi, embora a pressão pela agilidade da TI venha de dentro, a Boomi IT também deve se concentrar na segurança e na excelência operacional. “Balancear esses atributos é uma tarefa difícil, mas nosso ingresso para o sucesso tem sido nosso foco na nuvem”, diz Kole. “Chega de soluções legadas que exigem grandes equipes e orçamentos. A agilidade está no centro de todas as soluções que projetamos e implementamos.” 

Reforce e recompense

Os líderes de TI devem reconhecer que se tornar ágil e permanecer ágil são coisas diferentes, diz Keshavan, da Voya Financial.

“O maior desafio é manter um ambiente otimizado e simplificado”, diz ele. “Isso exige comunicação contínua e proativa e reforço de comportamentos em toda a empresa.” Especialmente devido à constante atração para introduzir a próxima tecnologia brilhante. “Se não for governado adequadamente, você pode reduzir um aplicativo em um negócio e adicionar mais três em outra área”, adverte Keshavan.

Comunicar o valor da simplicidade e agilidade com antecedência e frequência é fundamental. “É importante construir uma coalizão de defensores em toda a empresa com um entendimento comum e objetivos compartilhados para reforçar os muitos benefícios de um ambiente ágil”, diz Keshavan. “Eles não apenas ajudarão a criar uma cultura de simplicidade; eles também se tornarão uma rede altamente valorizada de indivíduos preparados para a identificação precoce da potencial complexidade que está sendo adicionada ao sistema operacional da empresa.

Dados mestre

A empresa global de imóveis comerciais Avison Young cresceu por aquisição - e acumulou uma pilha de tecnologia grande e dispersa ao longo do caminho. Os silos de dados resultantes frustraram a agilidade. A consolidação desses sistemas foi um primeiro passo importante para permitir que a empresa analisasse dados e fornecesse insights aos clientes com mais rapidez.

“Hoje, a equipe pode gastar 80% do seu tempo fornecendo insights e análises e apenas 20% do seu tempo extraindo os dados”, diz o CIO da Avison Young, Mike Hart. “Através de uma combinação de nossos esforços para consolidar nossa tecnologia e uma iniciativa crítica de gerenciamento de dados mestre, conseguimos tirar proveito dos dados passivos para aumentar a visibilidade de nossa atividade atual – que então aproveitamos para oferecer experiências superiores aos funcionários e clientes. ”

Deixe as prioridades de TI claras

Garantir que as principais prioridades de TI estejam claras para todos é essencial para alcançar agilidade na realização das metas de negócios, diz duFour da Fleetcor.

Para a Fleetcor IT, isso significava perseguir quatro áreas principais em 2021: criar uma experiência unificada para o cliente usando a arquitetura build-once, run-anywhere; estabelecer mais integrações de API para habilitação mais rápida de oportunidades de receita; modernização dos sistemas centrais por meio do uso da nuvem; e melhorar os serviços de dados com processos padronizados e recursos de aprendizado de máquina. A TI conseguiu implementar uma API baseada em nuvem e uma arquitetura de dados que permite que o negócio de hospedagem da Fleetcor integre várias fontes de dados.

“O processo para trazer dados internamente, integrá-los e limpá-los normalmente levaria até 18 meses, mas aproveitando a arquitetura de nuvem e API, podemos fazer isso em apenas algumas semanas”, diz duFour.

Defina o estado final

Com muita frequência, as demandas diárias de TI podem fazer com que os grupos de TI adiem o trabalho de transformação. Mas fazer isso significa cavar um buraco que só se torna mais profundo e mais difícil de sair com o tempo. Em vez disso, a transformação deve ser vista como um processo contínuo e iterativo que precisa ser sustentado. Aqui, ter uma visão – e direcionar a TI continuamente para ela – é fundamental.

“Primeiro, defina seu estado final, depois descubra como chegar lá”, diz Kole, da Boomi. “Em seguida, construa um roteiro que proporcione uma transformação significativa e significativa trimestre após trimestre.” 

Stanley Huang, cofundador e CTO da Moxo , concorda que é importante planejar melhorias de agilidade de olho em como o negócio pode evoluir. “Analise profundamente a situação atual de sua empresa de várias perspectivas, incluindo como a simplificação dos esforços de TI afetará o modelo de serviço, a estrutura da equipe, os recursos de execução e a situação de retenção de clientes. A partir daí, é fundamental analisar qual estratégia para simplificar a TI é mais adequada às necessidades de negócios”, diz Huang, que supervisionou a automação de todos os fluxos de trabalho, desde a integração até o atendimento ao cliente.

 

 

 

 

 

Fonte:CIO.com